Praktische informatie

Financiën

Vermogensbeheer
Ieder vermogensfonds zal een eigen balans moeten vinden tussen financiering van lopende verplichtingen (uitkeringsstrategie) en instandhouding van het vermogen (vermogensstrategie). Dat is best een lastige opgave. Er is namelijk geen blauwdruk voor: een vermogensfonds bepaalt zelf welke strategie het beste bij de doelstelling van de organisatie past. Zo kan ook gekeken worden naar de samenhang tussen de verdienende en de bestedende kant van vermogensfondsen, bijvoorbeeld op het gebied van maatschappelijk verantwoord beleggen.

Weloverwogen beleggingsbeleid is hierbij onmisbaar en kan worden vastgelegd in een beleggingsstatuut. Zo’n statuut heeft een aantal voordelen:

Het bestuur legt de doelstellingen van het beleggingsbeleid duidelijk vast;

Het bestuur zorgt voor een consistent beleid op lange termijn;

Het bestuur bewaakt de koppeling tussen vermogen en doelstellingen;

Het bestuur biedt legitimatie voor keuzes in het dagelijkse beheer van de portefeuille.

De werkgroep Totaal (beleggings)Rendement Op Vermogen (TROV), een werkgroep van penningmeesters van FIN-leden, heeft zich gebogen over een concept beleggingsstatuut. Voorbeelden kunt u hier downloaden:

VOORBEELD BELEGGINGSSTATUUT IBS Asset Management
Bron: IBS Asset Management, www.ibsam.nl.

VOORBEELD BELEGGINGSSTATUUT Oyens & van Eeghen
Bron: Oyens & Van Eeghen, www.oyensvaneeghen.com

Een vermogensfonds draagt bij aan de verbetering van deze wereld. Dat doet het fonds door weloverwogen schenkingen te doen aan relevante organisaties, personen of projecten. Naast de bestedingskant kan het vermogensfonds ook aan de vermogenskant rekening houden met maatschappelijke zaken. Het gaat er immers niet alleen om dat het geld zorgvuldig wordt beheerd en goede rendementen oplevert, maar ook dat rekening wordt gehouden met sociale, ethische of milieuaspecten. Verantwoord beleggen kan de identiteit en reputatie van het vermogensfonds verduidelijken of versterken. Het beleggingsbeleid is immers aan de missie van het vermogensfonds gerelateerd.

Een Engelstalige handleiding over missiegerelateerd beleggen kunt u vinden op de website van Rockefeller Philanthropy Advisors.

De FIN brochure Met het oog op duurzaam beleid voor uw vermogensfonds geeft ook beknopte informatie over duurzaam beleggen. U kunt deze publicatie gratis bestellen bij het FIN bureau of downloaden.

Financiële administratie
Een goede financiële administratie is onontbeerlijk voor iedere organisatie. Niet alleen is zij van belang als het gaat om het uitzetten van het beleid, maar kan ook van pas komen in de communicatie met de fiscus en informeren van aanvragers en banken. Nauwkeurigheid, overzichtelijkheid en efficiëntie zijn dan de sleutelwoorden.

Een stichting is bovendien wettelijk verplicht om een goede administratie bij te houden en te bewaren. De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Veel van de gegevens worden digitaal bewaard.

Een bestuurder kan natuurlijk zelf de financiële administratie verzorgen. Een eenvoudige basisadministratie is betrekkelijk simpel op te zetten in een spreadsheetprogramma als Microsoft Excel. Bij een intensievere boekhouding en grotere financiële stromen is aanschaf van een (standaard)softwarepakket te overwegen. Er zijn zelfs administratieve softwarepakketten die helemaal op maat gemaakt kunnen worden voor een vermogensfonds.

Maar het bestuur kan de administratie ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan een administratie- of accountantskantoor. Zeker als het bestuur geen tijd of ervaring heeft, is uitbesteding van de boekhouding een voor de hand liggende optie.

Jaarrekening
Jaarlijks legt het bestuur intern verantwoording af over het gevoerde financieel beleid door middel van een jaarrekening (staat van baten en lasten en een balans). Het verslag bevat in ieder geval een lijst van verstrekte donaties/giften. De opgestelde jaarrekening wordt goedgekeurd en vastgesteld door het bestuur, ter bevestiging waarvan de jaarrekening (bij voorkeur) wordt getekend door alle bestuursleden.

Het is aan te raden om de financiële jaarstukken te laten controleren, bijvoorbeeld door een registeraccountant (RA) of administratief consulent (AA). Deze kan aan de jaarrekening een (goedkeurende) verklaring hechten. Bij een interne controle zal over het algemeen de daartoe benoemde kascommissie een verklaring afleggen. De financiële jaarrekening kan opgesteld worden volgens richtlijn 640 van de Raad voor de Jaarverslaglegging voor organisaties zonder winststreven.
De jaarrekening dient binnen zes maanden na het einde van het boekjaar gereed te zijn. Deze hoeft weliswaar niet – in het kader van de ANBI-regeling - bij de Belastingdienst ingediend te worden, maar moet wel beschikbaar zijn.